Выездной корпоратив зимой: Боровое, горы или перелет — и что решить до декабря

Декабрь для выездных встреч команды — самый тесный месяц года. В одни и те же две-три недели компании подводят итоги, проводят стратегические сессии и устраивают новогодние вечера, и все они ищут одно и то же: отель с залом, номера на всю группу в одни даты и ресторан, который готов закрыться под банкет. Поэтому главное решение здесь принимается не в декабре, а раньше, и начинается оно не с места.

Сначала формат, потом место

Одна и та же группа в тридцать человек требует от площадки совершенно разного в зависимости от того, зачем она едет. От ответа на этот вопрос зависит половина последующих решений: нужен ли зал, сколько ночей, жить вместе или можно разъехаться по разным корпусам.

• Стратегическая сессия или offsite — днем работа, вечером отдых. Нужен зал с дневным светом и тишиной, рассадка под формат (круглые столы, П-образно, театр), кофе-брейки по расписанию и место, где команда не разбежится по своим делам. Чем меньше отвлекающего вокруг, тем лучше идет работа.

• Новогодний вечер с ночевкой — главное банкет, программа и чтобы никому не нужно было садиться за руль. Зал днем не нужен, зато нужны номера на всех в одну ночь и ресторан, который проведет вечер целиком.

• Поощрительная поездка — награда лучшим сотрудникам или руководителям. Здесь работает впечатление: смена климата, море или горы, и почти никакой обязательной программы.

Смешивать форматы можно, но стоит понимать цену: стратегическая сессия на следующий день после банкета обычно получается короче, чем задумано.

Боровое: ближе всего и без перелета

Курортная зона Бурабай — самый очевидный выбор для команд центра и севера страны: поездка без аэропорта, хвойный лес, озера, скалы и тишина, которая зимой особенно заметна. Здесь есть отели с конференц-залами — например, Rixos Borovoe, где рядом с залами работают бассейн и парные, — и это удобно для стратегических сессий: зал, номера и ресторан под одной крышей.

Авторство кадра

Окжетпес над замерзшим озером Бурабай: зимой здесь тише, чем летом© Kejurim · CC BY-SA 4.0

Зимой в Боровом гуляют по лесу и вдоль замерзших озер, а вечер проводят в бассейне и парных отеля. Для команды это хорошо тем, что программа не требует подготовки: никому не нужно уметь кататься, чтобы день прошел интересно. Подробнее о том, как выглядит зимний курорт, мы писали в отдельном разборе Борового зимой.

Ограничение тоже честное: по нашему опыту подбора, на предновогодние выходные большой группе труднее всего найти номера в одном здании, а будни обычно дают больше выбора. Свободные даты под ваш состав проверяем у отелей.

Горы над Алматы: день на склоне вместо тимбилдинга

Для команд юга страны естественная зимняя площадка — горы над городом. Медеу и Шымбулак соединяет гондольная канатная дорога, поэтому день можно собрать из катания, прогулки на высоте и общего обеда, а вечером вернуться в город, где выбор залов и ресторанов шире, чем в любом курорте.

Авторство кадра

Шымбулак: подъемник поднимает к длинным спускам, внизу остаются учебные склоны© Matti Blume · CC BY-SA 4.0

Горный день хорош тем, что выравнивает команду: новичок у инструктора и опытный лыжник на верхних трассах встречаются за одним столом и обсуждают одно и то же. Он плох тем, что зависит от погоды и снега, поэтому у такой программы всегда должен быть запасной вариант на случай закрытых трасс или непогоды.

Короткий перелет: когда команде нужна смена обстановки

Поощрительную поездку обычно везут за границу: смена страны работает как награда сильнее любой программы. Зимой из Казахстана чаще всего выбирают три направления, и они отвечают на разные запросы.

• Тбилиси — город, еда и вино, гостеприимство, которое команда почувствует с первого ужина. Зимой там прохладно, а в горах Грузии в это время работают горнолыжные курорты, и их можно добавить к городу.

• Стамбул — большой город на два континента, где программа складывается сама: прогулки, музеи, Босфор. Хорош для смешанной поездки, где днем есть рабочие встречи, а вечером город.

• Дубай — вариант с зимней пляжной погодой: тепло, море и отели, где можно провести и рабочий день, и праздник. Это самый «праздничный» по ощущению вариант для награды лучшим.

Авторство кадра

Дубай Марина вечером: прогулка по воде вписывается в программу без лишней логистики© Iwona Rege · CC BY-SA 4.0

За границу группа едет только с паспортами, и это отдельный пункт подготовки: у кого-то паспорт окажется просроченным или с коротким остатком срока, и узнать об этом лучше за месяц, а не в аэропорту. Правила въезда для каждой страны мы сверяем под даты поездки.

Что двигает цену групповой поездки

У групповой поездки цена складывается иначе, чем у семейного отпуска, и название отеля здесь влияет меньше, чем кажется.

• Даты. По нашему опыту, пятницы и субботы последних недель перед Новым годом — самые востребованные вечера, и условия на них жестче. Будни начала декабря или январь после праздников часто дают больше выбора — сравниваем под ваши даты.

• Размещение. Двое в номере и одноместное размещение — разные бюджеты. Обычно по одному селят руководителей, и это стоит решить до запроса, а не после.

• Зал. Аренда зала по часам и пакет, где зал, кофе-брейки и обед считаются на каждого участника, — два разных способа посчитать один и тот же день. Какой выгоднее, зависит от числа людей и длины программы.

• Банкет и программа. Меню, напитки, ведущий, музыка и площадка под вечер часто стоят больше, чем сами номера.

• Условия группового договора. У группового договора свои условия: размер предоплаты за блок номеров и дата, до которой группу можно уменьшить без штрафа. Их стоит запросить у отеля до брони и сравнить между вариантами.

Точные цифры под ваши даты и состав назовет консультант: у групп они зависят от слишком многих условий, чтобы угадывать их заранее.

Что подготовить до запроса

Подбор для группы идет быстрее и точнее, когда на руках есть короткий бриф. Его хватает на одну страницу:

• число участников с запасом и кто из них решает, поедет ли

• даты и запасные даты — хотя бы два варианта

• сколько человек живут по одному

• формат: работа в зале, праздник, награда или все вместе

• зал: на сколько человек, какая рассадка, нужны ли проектор и звук

• питание: ограничения по меню, есть ли вегетарианцы, нужен ли алкоголь

• кто со стороны компании принимает решения и подписывает договор

Кому такой формат не подойдет

• Команде, где заметная часть людей не готова ночевать вне дома: праздник с ночевкой превратится в вечер, с которого половина уедет к десяти.

• Тем, кто решает за неделю до даты: в декабре к этому моменту большие группы в лучших местах уже не помещаются, остаются компромиссы.

• Группе, которой нужна строго одна дата и строго одна площадка в предновогоднюю субботу: такой запрос возможен, но требует брони задолго и готовности к условиям отеля.

• Поездке, где программа расписана по минутам с утра до ночи: на выезде людям нужно время, чтобы просто поговорить, и именно оно остается в памяти.

Хорошая выездная встреча похожа на хороший отпуск: о ней вспоминают не залом и не меню, а разговором, который случился вечером у окна с видом на снег или на море.